El fin de los despachos » Enrique Dans

IMAGE: gmast3r - 123RFCristina Castro, de El Independiente, me llamó para hablar sobre oficinas abiertas y filosofías de trabajo, y hoy me cita en su artículo titulado “El fin de los despachos” (pdf).

La idea de las oficinas abiertas parece ir imponiéndose de una manera cada vez más clara en cada vez más empresas, pero no está exenta de críticas. Desde mi punto de vista, estas críticas tienen por lo general que ver con un cambio mal entendido: si piensas en una oficina abierta como en un cambio de diseño o en un trabajo de arquitectura, tienes un problema, porque la cosa no va por ahí. Por mucho que el cambio en el diseño o la arquitectura de la oficina sea lo más inmediatamente observable o lo más tangible, el verdadero cambio es el de filosofía de trabajo, y mientras no hayas entendido eso, tu plan no funcionará.

A muchos trabajadores, la idea de dejar de tener despachos para pasar a trabajar en un espacio abierto les supone una pérdida: pasar de tener un espacio con intimidad en el que podían cerrar la puerta y que consideraban suyo, a ver cómo ese espacio pasa a ser tan solo una mesa y a la vista de todo el mundo. Lo ven como una pérdida de espacio, de intimidad, de concentración y hasta de rango: todo connotaciones negativas. Y la cosa funciona así hasta que no consigues transmitir que con la oficina abierta, llega también un cambio en la concepción del trabajo: no se trata de quitarte cosas, sino de ofrecerte la libertad de trabajar desde donde quieras. Si necesitas concentración, trabaja en tu casa o en donde sea que te concentres mejor. No hace falta que vayas a tu oficina, porque tu oficina se ha convertido en un sitio en el que lo que debe primar es el intercambio de información la colaboración y la relación social.

Pasar a considerar el trabajo como algo que puedes realizar desde cualquier sitio, que no te fuerza necesariamente a desplazarte a la oficina y que se apoya en un conjunto de herramientas tecnológicas que te ofrecen mucha más libertad no es algo sencillo. Implica ceder muchos elementos de control, acabar de manera decidida con la cultura del presentismo, con la idea de que “quien más horas pasa aquí, es el que lo hace mejor o el que más trabaja”. Esa idea, propia de la post-revolución industrial y de cuando un trabajo se reducía a pasar horas delante de una máquina o en una cadena de montaje, ya no tiene sentido en la mayoría de las empresas o trabajos de hoy.

Si vas a plantearte una oficina abierta, aquí van algunos consejos:

  • No lo hagas parcialmente. O todos, o ninguno. Eso de crear “sistemas de castas” en los que solo a partir de determinado nivel en el organigrama “se alcanza el privilegio de tener despacho” es completamente absurdo. Oficina abierta no es “yo tengo mi despacho y me asomo a mi puerta para ver si todos mis pitufos están trabajando” con la ventaja de que puedo verlos a todos de un solo vistazo. Esa idea pertenece más al panóptico de Bentham, que era un diseño de cárcel, que a un lugar de trabajo moderno y bien planteado. Si cambias a oficina abierta, nadie, ni el jefe más jefe, debe tener despacho. Oficina abierta debe implicar cultura abierta.
  • No te preocupes: que nadie tenga despacho no quiere decir que los de recursos humanos vayan a tener papeles con las nóminas a la vista de todo el mundo, que los de contabilidad tengan que discutir las cuentas con todos mirando, o que las reuniones de evaluación se conviertan en asambleas públicas. Esas ideas son absurdas. Primero, porque la primera consecuencia de una oficina abierta tiene necesariamente que ser que el papel desaparezca. Y segundo, porque una oficina abierta implica generalmente definir zonas de trabajo e infraestructuras compartidas, como salas de reuniones, áreas con más privacidad para una conversación telefónica o con un compañero, o zonas de esparcimiento donde sentarte un rato a tomar un café o a descansar. Lo de los sillones y la Playstation no es un cliché: están en el diseño porque cumplen una función.
  • Un área abierta debe ser eso: abierta. Si cada uno va a tener su mesa asignada, no has cambiado gran cosa. Por costumbre, todos tendemos a sentarnos en el mismo sitio cada día. Intenta cambiar esa costumbre, porque si no lo haces, no habrás conseguido nada. La idea es que quien llegue se siente en donde quiera, no en “su” sitio. No debe haber asignación fija de sitios, nadie debe dejar nada en su mesa, y como mucho, podrá haber unas taquillas para que alguien pueda dejar algo de un día para otro, pero si todo va bien, se utilizarán poco. Para una reunión o conversación que requiera privacidad, habrá espacios específicos. Y para otras cuestiones, como la pantalla del ordenador, hay filtros y buenas costumbres, como la de dejarla bloqueada cuando te levantas a por café.
  • Por supuesto, oficina abierta implica ordenadores portátiles. Si te parece necesario o interesante, pon monitores en las mesas y algún tipo de dock en el que enchufar el portátil para que sea cómodo utilizarlos, además de cargadores tanto para el portátil como para los smartphones, pero eso es todo. Oficina abierta implica que todos los elementos que el trabajador necesita vienen con él y se van con él, y se pueden desplegar en una mesa, en su casa o en un donde le dé buenamente la gana.
  • Olvidar el papel no implica emprender una cruzada ni hacer piras purificadoras, sino que se deje de utilizar simplemente porque es incómodo. Si no puedes dejarlo en tu mesa y lo tienes que recoger cuando terminas cada día, el resultado es que terminas no utilizando papel, simplemente porque te resulta molesto, y pasas a documentos en la nube, que es donde lógicamente deben estar. No es prohibir, no es perseguir… es explicar por qué es mejor y por qué es más cómodo trabajar así.
  • Genera consensos. La transición a oficina abierta debe explicarse necesariamente muy bien, implicar a todos y que todos la entiendan como lo que es: no un “cambio de mobiliario”, sino algo mucho más de fondo.
  • Si vas a plantearte una oficina abierta para ahorrar en costes, seguramente no te saldrá bien. Es posible que ahorres, pero la finalidad no debe ser esa. Si lo haces con esa idea en la cabeza, escatimarás en áreas comunes, en infraestructuras de uso compartido y en cuestiones en las que, por lo general, no debes escatimar. Una oficina abierta debe plantearse como un lugar agradable que debe “invitar” a trabajar en ella, debe ser un sitio que ofrezca algo al trabajador, y eso implica no ahorrar demasiado en determinados elementos.
  • Lucha contra la apropiación de espacios. Si alguien pretende, por la fuerza de la costumbre, apropiarse una zona determinada o una sala de reuniones, déjale claro que eso va contra la cultura corporativa y que no se va a permitir. La apropiación de espacios es un reflejo relativamente normal al principio, pero que resulta fundamental impedir, sea quien sea el que lo haga.
  • Hay que ceder control. Las oficinas abiertas no son compatibles con una cultura del control. Si pretendes controlar el número de horas que la gente pasa en la oficina, en un modelo de oficina abierta te frustrarás. Y por supuesto, olvídate de la idea de “fichar” al entrar y al salir. Podrás saber si una persona está o no en la oficina porque hay elementos que lo permiten, pero no debes hacerlo con propósito de control. Búscate otras maneras de evaluar el trabajo de las personas que no tengan que ver con el número de horas que pasan en la oficina.
  • Dimensiona las cosas con mucho, muchísimo cuidado. Si generas carestías, tendrás problemas. Si dejas a personas sin sitio donde trabajar porque has puesto menos sitios de los que debías, o conviertes el tener una reunión en un problema porque no hay salas disponibles, estarás generando tensiones. Para el diseño de oficinas abiertas hay profesionales específicos que estudian los flujos de trabajo, las personas, sus hábitos y sus necesidades durante un cierto tiempo, y tras ese trabajo, emiten unas recomendaciones que abarcan desde el dimensionamiento, hasta los elementos de diseño del mobiliario o las plazas de parking. Si no has pasado por ese ejercicio o no te parece importante, ten mucho cuidado: tu diseño de oficina abierta podría estar mal planteado, y eso podría implicar que no llegase a funcionar adecuadamente.
  • Cuando alguien no esté, tu arquitectura tecnológica tiene que ser suficientemente buena como para poder contactarlo e integrarlo en una reunión sin que ello resulte incómodo u ortopédico. Si no tienes esa arquitectura tecnológica, no empieces tu plan de oficina abierta hasta que la tengas. Aunque la tecnología no sea lo más evidente a la vista, las oficinas abiertas se apoyan necesariamente en una arquitectura tecnológica adecuada.
  • Esto no es “una moda”: es un cambio radical en la concepción del trabajo. Si no lo entiendes así, seguramente va a ser mejor que ni te lo plantees.

 

Encontrado y Republicado por GAREY , Publicado originalmente en http://feedproxy.google.com/~r/ElBlogDeEnriqueDans/~3/hntV2jYeo28/el-fin-de-los-despachos.html Todos los derechos son del autor.

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